El personal que llegue en un futuro ya no tendrá que buscar la información de manera manual en carpetas o rollos, ya la encontrarán en el Sistema Automatizado de Control Escolar (SACE).
La Dirección General de Servicios Escolares (DGSE) de la Universidad Autónoma de Sinaloa (UAS) creó un Proyecto de Digitalización de Microfilms para el rescate de documentos e información de estudiantes con más de 50 años de antigüedad y en los últimos dos meses y medio ha digitalizado cerca de 15 mil microfilms de aproximadamente 100 mil que se tienen en resguardo en un proceso de mejora continua.
El titular de Servicios Escolares, doctor Alfonso Mercado Gómez, detalló que los expedientes académicos de los alumnos que son más antiguos se conservan en microfilms que es un sistema de archivo donde se fotografiaba el documento y se plasmaba en rollos de película sintética y para consultarlos se veían en un equipo especial.
“Son archivos muy antiguos, prácticamente estamos hablando de 50 años atrás donde el expediente académico de los alumnos y egresados están microfilmados, es decir son un rollo de microfilm el cual se leía a través de equipo especializado para leer rollo de película, sin embargo, a través de los años estos se han ido deteriorando, por lo tanto vimos la necesidad de implementar un proyecto de rescate en el sentido de que nos permitiera seguir contando con esa información tan importante”, expresó Mercado Gómez.
Indicó que les han llegado casos de personas de la tercera edad que acuden acompañados de sus nietos a realizar un trámite de su certificado de licenciatura y esos rollos permiten reconstruir el documento, por ello se acordó el rescate de toda esa información.
Mercado Gómez informó que iniciaron un proceso de limpieza y desinfección de ese material para digitalizarlo pues alberga hongos, además hay muchos documentos que aún están en papel, para el manejo el personal usa cubrebocas, guantes, bata, mascarilla y material de desinfección para laborar con la mayor seguridad posible.
“Ahora la consulta no es ir al archivo y revisar el expediente en físico o el rollo en sí, sino que es ahora una consulta electrónica, te vas a meter al sistema vas a poner el nombre de la persona que estás buscando y ya el sistema te va a arrojar el número de microfilm que en su momento tuvo o tiene, el microfilm es un código de identificación fundamental para lo que es la emisión del certificado en este caso”, precisó.
Explicó que el área de emisión de títulos está vinculado a este proceso ya que este trámite no se puede hacer si el interesado no tiene su expediente en orden, de tal forma que no se puede emitir un certificado si no se tiene un número de identificación que es el número de microfilm asignado, éste significa que está todo su expediente académico, desde su acta de nacimiento, certificado de prepa, es decir toda la vida académica del alumno de que en algún momento transitó por esta Universidad.
La Encargada de Revisión y Registro de Documentos de la DGSE, licenciada Yatzibe Encinas Meza, expuso que con este trabajo el personal que llegue en un futuro ya no tendrá que buscar la información de manera manual en carpetas o rollos, ya la encontrarán en el Sistema Automatizado de Control Escolar (SACE).
“Se implementa esto para hacerlo ya de una manera más fácil, antes venía el usuario dejaba su documento para lo que requería y volvía a los días mientras se hacía la búsqueda”, manifestó, ahora la búsqueda será inmediata sólo con el nombre completo para encontrar el expediente del alumno que cursó preparatoria, licenciatura y posgrado, mientras que de 2007 a la fecha los alumnos ya cuentan con número de cuenta y NIP para entrar a la página de alumno y ahí ya checar su número de microfilm que se genera desde que ingresan a la institución.
